Parte 3: Prestação de contas para ONGs: Balanço, Demonstração de Resultado e Relatório de Atividades

Quando se fala em prestação de contas, muitas ONGs pensam apenas em documentos contábeis.

• Balanço.
• Demonstração de Resultado.
• Notas explicativas.
• Assinatura do contador.
• Relatórios financeiros.

Tudo isso é importante.

Mas, para quem está fora da ONG, a prestação de contas precisa responder duas perguntas ao mesmo tempo:

como os recursos foram tratados? o que a ONG realizou com sua atuação?

Por isso, uma boa seção de transparência não deve mostrar apenas números financeiros. Ela também deve mostrar atividades, projetos, campanhas, eventos, pessoas atendidas, resultados e impacto.

A contabilidade mostra responsabilidade. O relatório de atividades mostra vida real.

Os dois juntos geram mais confiança.

Veja como traduzir essa prática em resultados: Números de impacto para ONGs.

Depois dos documentos institucionais, a ONG pode organizar os documentos de prestação de contas nesta ordem:

1. Relatório ou Demonstração de Atividades Mostra o que a ONG realizou na prática.

2. Balanço Patrimonial Mostra a posição patrimonial e financeira da organização em uma data.

3. Demonstração de Resultado Mostra receitas, despesas e resultado do período.

4. Demonstração dos Fluxos de Caixa, se disponível Mostra entradas e saídas de caixa no período.

5. Notas explicativas ou relatório contábil, quando houver Ajuda a explicar critérios, detalhes e informações relevantes.

Essa ordem é útil porque começa pelo documento mais fácil de entender para o público geral: o relatório de atividades. Depois, apresenta os documentos contábeis.

O Conselho Federal de Contabilidade indica, na norma voltada a entidades sem finalidade de lucros, demonstrações como Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado, Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido e Demonstração dos Fluxos de Caixa, além de notas explicativas complementares.

Na prática, a ONG deve alinhar com seu contador quais documentos se aplicam ao seu caso e quais serão publicados.

O Relatório de Atividades, também chamado por algumas ONGs de Demonstração de Atividades, é o documento que mostra o que a instituição realizou em determinado período.

Ele pode apresentar:

• projetos realizados;
• campanhas executadas;
• eventos promovidos;
• pessoas atendidas;
• famílias acompanhadas;
• territórios alcançados;
• voluntários envolvidos;
• parcerias realizadas;
• doações recebidas e destinadas;
• resultados alcançados;
• histórias e aprendizados;
• próximos passos.

Esse documento é muito importante porque traduz o trabalho da ONG para uma linguagem mais acessível. Nem todo doador entende um balanço contábil.

Mas quase todo mundo entende um relatório que mostra:

• o que foi feito;
• quem foi alcançado;
• por que isso importou;
• quais resultados foram gerados.

O Relatório de Atividades ajuda a conectar transparência e impacto.

O Relatório de Atividades interessa a muitos públicos. Doadores querem entender o que a contribuição ajuda a manter.

Empresas querem ver impacto, organização e oportunidades de parceria. Editais podem solicitar histórico de atuação, projetos realizados ou comprovação de experiência.

Voluntários entendem melhor a dimensão da causa. Parceiros institucionais avaliam a consistência da ONG.

Comunidade consegue acompanhar o que a instituição realizou. Para conseguir esse documento, a ONG não precisa depender apenas do contador.

Ele pode ser produzido internamente, reunindo dados das áreas de projetos, comunicação, captação, voluntariado, diretoria e financeiro.

Quem pode ajudar:

• coordenação de projetos;
• comunicação;
• captação de recursos;
• diretoria;
• equipe de impacto;
• voluntariado;
• administrativo;
• financeiro.

Uma versão simples já ajuda.

O relatório pode começar com uma estrutura básica:

• O que fizemos
• Quantas pessoas alcançamos
• Quais projetos realizamos
• Quais campanhas executamos
• Quais resultados tivemos
• Como as pessoas podem continuar apoiando

O Balanço Patrimonial é uma demonstração contábil que mostra a situação patrimonial da organização em uma determinada data.

De forma simplificada, ele ajuda a mostrar:

• o que a ONG possui;
• o que a ONG deve;
• qual é sua posição patrimonial;
• quais recursos e obrigações existem naquele período.

Em empresas, é comum falar em capital, lucro ou prejuízo.

Em entidades sem finalidade de lucros, a norma contábil orienta adaptações de nomenclatura, como o uso de Patrimônio Social e de superávit ou déficit, em vez de termos típicos de empresas com fins lucrativos.

A ONG não precisa explicar todos os detalhes técnicos na página de transparência.

Mas pode publicar o documento com nome claro:

Balanço Patrimonial 2024

E, se quiser facilitar o entendimento, pode incluir uma frase simples:

“Este documento apresenta a posição patrimonial e financeira da ONG no período.”

Isso já ajuda o visitante a entender o papel do arquivo.

O Balanço Patrimonial costuma ser mais analisado por públicos que precisam avaliar responsabilidade financeira. Editais podem solicitar o balanço como parte da documentação obrigatória.

Empresas podem pedir o documento antes de fechar uma parceria, patrocínio ou doação institucional. Conselho fiscal e diretoria usam o balanço para acompanhamento interno.

Contadores e auditorias usam o documento para análise técnica. Órgãos públicos e financiadores podem solicitar demonstrações contábeis em processos de parceria ou prestação de contas.

Para conseguir o balanço, a ONG deve solicitar ao contador ou escritório contábil responsável.

Quem pode ajudar:

• contador;
• tesouraria;
• diretoria financeira;
• administrativo;
• conselho fiscal;
• presidência.

Antes de publicar, a ONG deve conferir se o documento está assinado, se corresponde ao ano correto e se está em uma versão final. Também é importante manter uma versão organizada por ano.

Exemplo:

Balanço Patrimonial 2023. Balanço Patrimonial 2024. Balanço Patrimonial 2025.

A Demonstração de Resultado mostra as receitas, despesas e o resultado do período. Para uma ONG, esse resultado costuma ser apresentado como superávit ou déficit.

De forma simples:

superávit acontece quando as receitas superam as despesas no período; déficit acontece quando as despesas superam as receitas no período.

Esse documento ajuda a entender como a ONG se financiou e como seus recursos foram consumidos ao longo do ano. Ele pode incluir receitas de doações, parcerias, campanhas, contribuições, subvenções, projetos, eventos e outras fontes.

Também pode mostrar despesas com projetos, equipe, estrutura, materiais, serviços, comunicação, administração e outras necessidades.

A norma contábil para entidades sem finalidade de lucros indica que a Demonstração do Resultado deve evidenciar receitas e despesas identificáveis por tipo de atividade.

Na página de transparência, o documento pode aparecer como:

Demonstração de Resultado 2024

ou:

Demonstração do Resultado do Período 2024

O nome pode variar conforme o contador usa, mas deve estar claro para o público.

A Demonstração de Resultado interessa a quem quer entender a movimentação financeira da ONG no período. Doadores mais criteriosos podem consultar para entender como a ONG se sustenta.

Empresas podem usar o documento para avaliar maturidade financeira e governança. Editais podem solicitar demonstrações contábeis recentes.

Diretoria e conselho fiscal usam o documento para tomar decisões internas. Financiadores podem analisar receitas, despesas e sustentabilidade.

Para conseguir, a ONG deve solicitar ao contador ou escritório contábil responsável.

Quem pode ajudar:

• contador;
• tesouraria;
• diretoria financeira;
• conselho fiscal;
• administrativo;
• presidência.

Antes de publicar, vale conferir:

• ano de referência;
• assinaturas necessárias;
• se é a versão final;
• se o nome do arquivo está claro;
• se o documento está legível;
• se o arquivo está em PDF.

A Demonstração de Resultado é especialmente útil quando publicada junto com o Relatório de Atividades. Um documento mostra os números financeiros.

O outro mostra o que aconteceu na prática.

Alguns números precisam de explicação. É aí que entram as notas explicativas ou um relatório contábil complementar.

As notas podem ajudar a explicar:

• critérios de registro;
• doações recebidas;
• subvenções;
• recursos com uso restrito;
• gratuidades;
• isenções;
• fundos específicos;
• eventos relevantes;
• formas de aplicação dos recursos.

A norma do Conselho Federal de Contabilidade indica que as demonstrações contábeis devem ser complementadas por notas explicativas com informações como principais atividades, critérios de apuração de receitas e despesas, subvenções recebidas e responsabilidades ligadas a esses recursos.

Nem toda pessoa que entra no site da ONG vai ler as notas. Mas para editais, empresas, conselhos e financiadores, esse tipo de documento pode ser importante.

Quem pode ajudar:

• contador;
• diretoria financeira;
• conselho fiscal;
• tesouraria;
• auditoria, quando houver.

Na página, o arquivo pode aparecer como:

Notas Explicativas 2024

ou:

Relatório Contábil 2024

Além dos documentos contábeis anuais, a ONG pode precisar apresentar relatórios específicos de projetos, editais ou parcerias. Esses relatórios mostram se uma ação cumpriu o que foi combinado.

Em parcerias com o poder público, por exemplo, materiais de orientação do MROSC indicam o uso de Relatório de Execução do Objeto, com informações sobre atividades ou projetos desenvolvidos, comparação entre metas propostas e resultados alcançados, além de documentos de comprovação quando aplicável.

Mesmo fora de parcerias públicas, essa lógica é útil.

A ONG pode criar relatórios de execução para:

• campanhas de arrecadação;
• projetos financiados por empresas;
• eventos beneficentes;
• ações com parceiros;
• termos de fomento ou colaboração;
• programas recorrentes;
• campanhas emergenciais.

Esses relatórios podem incluir:

• objetivo;
• atividades realizadas;
• público alcançado;
• recursos utilizados;
• resultados;
• fotos autorizadas;
• depoimentos autorizados;
• aprendizados;
• próximos passos.

Eles mostram que a ONG sabe prestar contas por projeto, não apenas por ano.

Publicar documentos contábeis é importante, mas nem todo visitante entende linguagem contábil. Por isso, a ONG pode criar pequenos textos de apoio.

Exemplos:

Relatório de Atividades “Resumo dos projetos, campanhas, eventos e resultados realizados pela ONG no período.”

Balanço Patrimonial “Demonstra a posição patrimonial e financeira da organização ao final do exercício.”

Demonstração de Resultado “Apresenta receitas, despesas e resultado do período.”

Notas Explicativas “Complementam as demonstrações contábeis com informações e critérios relevantes.”

Essas frases ajudam o público a entender por que cada documento está ali. Transparência não é apenas disponibilizar PDFs.

É ajudar as pessoas a compreenderem o que estão vendo.

A ONG pode publicar os documentos em uma tabela simples.

Exemplo:

• Relatório de Atividades 2024

  • Tipo: PDF
  • Ano: 2024
  • Ação: Baixar

• Balanço Patrimonial 2024

  • Tipo: PDF
  • Ano: 2024
  • Ação: Baixar

• Demonstração de Resultado 2024

  • Tipo: PDF
  • Ano: 2024
  • Ação: Baixar

• Notas Explicativas 2024

  • Tipo: PDF
  • Ano: 2024
  • Ação: Baixar

Se houver muitos anos, vale organizar por ano:

• 2025
• 2024
• 2023

Ou por categoria:

• Documentos institucionais.
• Relatórios de atividades.
• Demonstrações contábeis.
• Relatórios de projetos e parcerias.

A melhor estrutura é aquela que facilita a busca. A pessoa deve conseguir encontrar rapidamente o documento que precisa.

Antes de publicar documentos de prestação de contas, a ONG deve fazer uma revisão.

Verifique se:

• o documento está finalizado;
• o ano de referência está correto;
• o arquivo está em PDF;
• o nome do documento está claro;
• o documento está legível;
• as páginas estão completas;
• há assinatura do contador ou responsável, quando aplicável;
• o conteúdo não expõe dados pessoais desnecessários;
• os links de download funcionam;
• a equipe sabe qual é a versão oficial.

Também vale alinhar com o contador quais documentos devem ser publicados e se existe alguma observação importante. Transparência precisa caminhar com responsabilidade.

A ONG deve ser aberta, mas também cuidadosa com dados pessoais, informações sensíveis e versões preliminares.

Para começar, reúna os documentos de prestação de contas mais importantes.

Comece por estes:

• Relatório ou Demonstração de Atividades mais recente.
• Balanço Patrimonial mais recente.
• Demonstração de Resultado mais recente.
• Notas explicativas ou relatório contábil, se houver.

Depois, responda:

• qual é o ano de cada documento?
• quem validou o arquivo?
• o documento está finalizado?
• o nome está claro?
• o arquivo pode ser publicado?
• precisamos de uma explicação simples para cada documento?
• quem será responsável por atualizar isso no próximo ano?

Em seguida, publique os arquivos na seção de transparência do site com nome, tipo, data e botão de download. A ONG não precisa complicar.

Uma tabela clara, documentos atualizados e um texto simples já melhoram muito a confiança. Na próxima parte da série, vamos falar sobre como montar uma seção de transparência simples no site da ONG.